EDI电子数据交换 4W1H｜EDI电子数据交换怎么做？

发布时间 : 2025-05-02

作者 : 小编

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4W1H｜EDI电子数据交换怎么做？

4W1H，即what，who，where，when，how。本文作者从这5个方面对EDI电子数据交换展开了分析。在工作中，怕的不是问题艰巨，怕的是自己没有理清楚思绪，不知道如何下手，像这样用拆分的法则将问题进行拆分，进行一个个地解答，未尝不是一种好的思路。

最近要负责系统EDI的相关数据交换处理，前段时间搞得毫无头绪，东一榔头，西一棒槌的。梳理的产品内容丢三落四的，后来静下心来，还是从4W1H法则入手梳理（在此业务场景时间点不重要所以剔除了When）。

What：EDI是什么

每次分析业务时，无论新旧，我都会先扪心自问，这个业务到底是什么？如果能一句话概括，那证明我对这个业务理解相对深入了，否则就可能理解尚浅。

EDI:电子数据交换（Electronic data interchange，缩写EDI）是指按同一规定的一套

通用标准格式 ，将相关

业务数据信息 通过通信网络传输在贸易伙伴 的系统之间进行数据交换 和自动处理。

这里几个点我首先Get到了，它有一套通用标准格式；传输对象是业务数据，使用对象是B2B的间系统，需要进行交换，还有一点很重要它可以自动化处理。

Why：为什么要做EDI

之所以要做某些业务，一定是此项业务解决了某些现实问题。

那EDI解决的问题是啥？主要解决两个商业伙伴间的数据交换上。

例如：B公司为A公司下游，B公司生产的产品需要向A公司购买其相关产品，A公司的产品就相当于B公司的生产原料。再接地气点就是，A公司是卖菜的，B公司是厨子，所谓巧妇难为无米之炊，再好的厨子想要做出美味菜肴，他都要清楚菜商有无自己需要的食材，然后了解食材的多少才好确定自己能做出多少盘。B公司要是生产过程中若是想扩大生产，就要了解A公司相关库存信息等。

目的是将不同的业务系统连接起来，进而传输电子类的单据（如订单，发票，库存等等）

Where：EDI使用场景

国际标准EDI系统通常都包含EDI报文传输、EDI报文翻译/Mapping、集成业务系统三部分功能，分别实现了对外连接交易伙伴 ，对内实现文件翻译 和系统集成 ，由外至内实现了数据自动化传输。

1. 对外使用

将两个业务系统，通过EDI文档（或者称为EDI报文）进行传输

2. 对内

一些B端用户在初次配置信息化系统时，或者是更换系统时，在期初需要将大量数据导入到信息系统中 。一般厂商会把数据存储在各类平面文件中（例如：Excel、Txt等），然后需要将其导入到业务系统中，或者从业务系统将业务数据导出到平面文件，例如发票业务数据导出为pdf。

很多产品都有映射功能，最常见的就是【导入】【导出】，当然也可称之此功能为格式转换。

3. 应用于哪些业务

一些单据类的业务，例如：采购订单、销售发票、库存清单等。

4. 有哪些入口

统一入口：整体上可以有个数据交换中心，在此功能入口下可以进行不同业务的数据交换操作。单据入口：我称之为“携带入口”，是可以挂靠在单据类页面上的，方便用户在制作单据时就可以进行数据交换，即拿即用。

Who：EDI使用者是哪些人？

对于使用者，也要结合业务使用场景来考虑。场景上是分对内和对外两种情况，使用者在考虑时也需考虑到此两种。

例如，从对外传输上和内部导入使用两方面出发：

在业务梳理使用者时，其实也是在梳理此项业务的权限，也是围绕两个问题展开：

谁能用？能用哪些？

How：怎么做到数据交换

1. 它包含哪些内容?

标准的EDI系统的三要素是：

数据标准：电子数据交换共同标准，有一定国际标准如AS2, OFTP(2.0)等，通过共同的标准达到彼此之间文件交换时报文传输协议相同。EDI软件和硬件：主要指EDI翻译软件，其主要作用就是实现EDI标准报文与自定义格式文件的转换通信网络：将增值网络（VAN）作为传输EDI报文的管道。

2. 业务内容转化为功能

3. 工作流程

一种常见的整体工作方式：

将其转为流程图：

API是新的替代品吗？

从上文来看，EDI好像主要服务于业务系统间的信息传输。但是所有的业务系统间的传输，都需要靠EDI完成吗？其实不然。

若仅是跨系统间数据读取，而且有明确导向的，也可以采用API方式（此处API是指WebApi）。例如，客户在用CRM系统时，需要将其在CRM所做的活动事项，展现在其OA系统中，若这两个系统是独立的，那OA系统就可以通过API方式去读取CRM里相关活动业务数据。

二者对比：

从上图可以看出，EDI有特定的传输协议，且其消息类型也多于API。

EDI发展历史相较API悠久，所以标准制定也相对统一，而API可以做到灵活的读写。不过正因为API没有统一的开放标准，所以，业务系统通过API方式实现数据共享的前提就是，输入系统需要提供『写入接口』，而输出系统则需要提供『读取接口』。

总结

无论是4W1H 还是5W2H，这些方法仅是提供了一种分析思路，通过这些思路基本可以理出轮廓。

最终想将业务梳理得细致，还是要靠自己在知识海洋中捕捞，无论是在网上搜索还是实际体验业务，都需要切身感受理解。

有句话讲得好：从群众中来，到群众中去。

参考文献：

https://wenku.baidu.com/view/021c017c3069a45177232f60ddccda38376be1cb.html

本文由 @29号同学原创发布于人人都是产品经理，未经许可，禁止转载

题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议

EDI电子数据交换智慧管理系统-使用手册pdf

一、引言

1.1、开发目的和背景

在当今数字化的时代背景下，企业间的业务协作越来越依赖于高效、精准的数据传输和管理。这就是我们开发EDI电子数据交换智慧管理系统的主要驱动力。我们的目标是通过创新的IT解决方案，帮助企业实现电子数据的无缝交换，提升运营效率，降低运营成本，并提高整体业务竞争力。

EDI，即电子数据交互，是一种标准化的信息传递方式，能有效消除纸质文档的繁复流程，简化供应链管理。而我们的系统正是基于这一理念，集成了一系列关键业务模块，如采购管理、财务管理、库存管理等，将传统的手动操作转变为智能化的电子化处理，极大地提高了业务处理速度和准确性。

开发此系统的目的主要有三点：首先，我们希望通过提供一个全面的集成平台，帮助企业整合分散的数据源，实现信息共享，减少冗余工作；其次，强化安全管理模块，确保数据的安全和隐私，符合严格的合规要求；最后，借助智能通知和通讯录管理功能，提升团队协作效率，增强企业的即时反应能力。

在设计过程中，我们充分考虑了用户界面的易用性和功能的实用性，旨在让用户能够轻松上手，快速实现业务流程自动化。无论是大型跨国公司还是中小型企业，都能从这个系统中找到适合自身的解决方案。

总结来说，EDI电子数据交换智慧管理系统是为适应数字化转型，提升企业运营效率，优化内部流程，以及应对日益复杂的商业环境而精心打造的。我们期待它能在未来的商业世界中发挥出无可替代的作用。

1.2、软件的目标用户

应用场景：

EDI电子数据交换智慧管理系统是一款专为中大型企业设计的信息化管理工具，它在供应链和商业交易过程中发挥核心作用。在以下场景下，该系统大显身手：

1. 安全管理模块：企业内部敏感信息传输，如财务数据、客户资料，通过加密技术确保数据安全。

2. 报表管理：销售、库存等实时生成报告，帮助企业决策者快速了解业务状况。

3. 采购和发货管理：自动化处理订单，跟踪物流信息，减少人工操作错误。

4. 财务管理：自动记账、预算管理，提升财务流程效率。

5. 订单管理：从接收、审批到执行，全程自动化，减少人为疏漏。

目标用户主要是需要高效、便捷、安全管理供应链和商业交易的企业，例如制造业、零售业、物流业等。这些行业的企业日常涉及到大量数据交换，对信息准确性和安全性有高要求。例如，制造企业可能使用EDI进行与供应商的原材料采购，零售企业则可能用它来处理客户订单、库存管理和发货。此外，任何希望通过数字化转型，提升管理效率和降低成本的企业，都能从这个系统中受益。无论企业规模大小，只要其业务涉及复杂的电子数据交换，EDI电子数据交换智慧管理系统都是理想的解决方案。

二、软件总体设计

2.1、系统概述

EDI电子数据交换智慧管理系统是一款专为现代化企业设计的全面信息化解决方案，其以Java语言为基础，运用SpringMVC开发框架构建，高效稳定。系统核心围绕着企业的核心业务流程，整合了安全管理、采购管理、财务管理和物流等多个模块。

1. 安全管理：提供强大的权限管理和加密技术，确保数据安全，防止非法入侵和信息泄露。

2. 报表管理：生成各类业务报表，帮助管理层实时掌握运营情况，进行决策支持。

3. 采购管理：自动化处理采购订单，跟踪供应商信息，实现采购流程的数字化。

4. 财务管理：涵盖预算、记账、核算和审计等环节，提升财务工作效率。

5. 电子邮箱：内置企业邮箱，方便内部沟通和外部协作。

6. 订单管理：集成订单创建、处理和跟踪功能，确保订单流程的顺畅。

7. 发货管理：支持自动化的发货操作，减少人工错误，提高发货效率。

8. 分类帐管理：清晰记录各项资产和负债，便于财务分析。

9. 供应商管理：集中管理供应商信息，方便询价、对比和合作。

10. 基础数据维护：提供灵活的数据导入导出工具，确保数据一致性。

11. 结算管理：支持多种结算方式，简化结算流程。

12. 库存管理：实时监控库存变动，预警低库存，保证供应链畅通。

13. 日志管理：记录系统操作历史，便于问题追踪和审计。

14. 收货管理：自动化收货验货流程，降低误差。

15. 数据备份与恢复：保障数据的持久性和安全性，防止数据丢失。

16. 通讯录管理：统一的企业通讯录，方便查找联系人信息。

17. 退货管理：简化退货流程，提升客户满意度。

18. 消息通知：实时推送重要信息，保证信息传递的时效性。

19. 运输管理：集成物流追踪，优化配送路线。

20. 支付管理：集成多种支付方式，提升支付效率。

通过EDI电子数据交换智慧管理系统，企业能够实现业务流程的数字化转型，提高运营效率，降低运营成本，从而在激烈的市场竞争中保持领先地位。

2.2、系统架构

我们的EDI电子数据交换智慧管理系统采用先进的B/S（Browser/Server）架构设计，旨在提供高效、稳定且用户友好的管理体验。整个系统基于Java语言和Spring框架构建，结合Spring MVC模式，这种组合确保了系统的灵活性、模块化和可扩展性。

1. 前端界面：用户通过标准的Web浏览器访问，无需安装任何额外的客户端软件。使用HTML5、CSS3和JavaScript技术，我们打造了直观的图形用户界面，使得操作流程清晰，信息展示直观，无论是企业内部员工还是外部合作伙伴都能轻松上手。

2. 后端服务： Java作为核心开发语言，其强大的面向对象特性使我们可以构建模块化的后台服务。Spring框架提供了一套完整的工具和服务，如依赖注入、事务管理、AOP（面向切面编程）等，极大地提高了代码的组织性和复用性。

3. Spring MVC模型： MVC（Model-View-Controller）模式在我们的系统中起到了分层作用。Model负责业务逻辑处理，View负责数据展示，Controller则作为两者之间的协调者，实现了用户请求的处理和响应的传递。

4. 数据库管理：通过JDBC或ORM（如MyBatis）与关系型数据库（如Oracle、MySQL）集成，确保了数据的存储和检索高效可靠。同时，SQL查询优化策略被广泛应用，以提高系统性能。

5. 安全性：安全管理模块采用SSL加密，确保数据传输过程中的保密性。身份验证和授权机制严格遵循最佳实践，保护用户账户和企业敏感信息的安全。

6. 模块化设计：各个功能模块如采购、财务、库存等独立开发并集成，可根据实际需求进行灵活配置，降低了维护成本，提高了系统的适应性和扩展性。

7. 数据备份与恢复：数据库备份功能确保了关键数据的完整性和可用性，而数据恢复模块则能在意外情况下迅速恢复系统到正常状态。

综上所述，EDI电子数据交换智慧管理系统采用先进的技术和设计理念，提供了高效、稳定且定制化的解决方案，能够满足各类企业管理的需求。

2.3、系统要求

1)、硬件要求

CPU：Intel十代i5处理器

内存：8G及以上

硬盘：70G及以上

2)、软件要求

操作系统：Windows 10 64位系统及以上

浏览器：Chrome 99.0及以上

三、软件使用说明

3.1、系统登录

在浏览器中输入系统网址，打开登录界面后输入登录账号、登录密码、验证码即可登录。

3.2、工作台

工作台包含：安全管理、报表管理、采购管理、财务管理、电子邮箱、订单管理、发货管理、分类帐管理、供应商管理、基础数据维护、结算管理、库存管理、日志管理、收货管理、数据备份与恢复、通讯录管理、退货管理、消息通知、运输管理、支付管理，根据不同角色权限菜单展示会有所区别。

3.2.1、安全管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、用户代码、用户密码、权限等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

系统为管理管理提供了全面支持，包括新增记录、编辑信息、删除条目、数据导出、条件检索及详情查看等功能。用户只需遵循页面清晰的操作指引，即可轻松完成各项任务。界面设计遵循极简原则，布局直观，交互流畅，旨在营造无负担的操作环境，显著提升用户的使用体验与工作效率。

3.2.2、报表管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、订单统计、库存统计、财务统计、供应商统计、客户统计等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

针对管理管理，系统精心设置了全方位功能模块，涵盖新增、编辑、删除、导出、条件检索以及查看详情等核心操作。用户在使用过程中，仅需紧密跟随页面内直观且详尽的操作提示，即可轻松驾驭各项流程。我们秉持化繁为简的理念，打造出简约明快的界面风格与逻辑清晰的操作流程，旨在让用户在高效管理数据，享受到愉悦、无压力的操作体验。

3.2.3、采购管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、采购单号、采购日期、供应商代码、供应商名称、商品名称、数量、金额等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

为实现对管理管理，系统精心配备了丰富的功能组件，包括新增、编辑、删除、导出、条件搜以及详情查看等实用操作。用户在操作过程中，只需遵循页面上清晰易懂的引导提示，即可顺畅地完成各项任务。我们注重用户体验，以简约而不失专业的界面设计，辅以直观且高效的流程布局，旨在助力用户在轻松管理数据同时，全面提升操作满意度与工作效率。

3.2.4、财务管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、订单号、交易金额、收款日期、收款人、付款日期、付款人等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

为满足管理管理的多元需求，系统配置了一系列操作功能：新增、编辑、删除、导出、搜索、详情。用户在实际操作中，仅需按照页面上直观且详尽的操作提示，即可轻松驾驭各项流程。系统界面设计简约清爽，操作逻辑清晰明了，旨在让用户在高效管理数据的同时，尽享流畅、无压力的操作体验，大幅提升工作效率与满意度。

3.2.5、电子邮箱

电子邮箱管理功能主要字段信息包含：编码、发件人、收件人、主题、附件等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行电子邮箱信息的管理。

电子邮箱管理设置新增、编辑、删除、条件搜索、查看详情等操作，可按照页面提示进行操作执行，界面结构设计简单，操作流程简洁明了，可提升用户操作体验。

3.2.6、订单管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、订单号、订单日期、客户代码、交易金额、商品名称、数量、金额等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.7、发货管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、发货单号、发货日期、客户代码、客户名称、发货数量、收货人、地址等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.8、分类帐管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、科目名称、收入金额、支出金额、结算日期等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.9、供应商管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、供应商代码、供应商名称、联系人、联系电话、地址等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.10、基础数据维护

基础数据维护管理功能主要字段信息包含：编码、客户代码、客户名称、联系人、联系电话、地址等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行基础数据维护信息的管理。

基础数据维护管理设置新增、编辑、删除、条件搜索、查看详情等操作，可按照页面提示进行操作执行，界面结构设计简单，操作流程简洁明了，可提升用户操作体验。

3.2.11、结算管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、结算单号、结算日期、客户代码、客户名称、结算金额、结算人等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.12、库存管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、商品名称、库存数量、单位、批次、状态等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.13、日志管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、操作时间、操作人、操作内容等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.14、收货管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、收货单号、收货日期、客户代码、客户名称、收货数量、收货人、地址等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.15、数据备份与恢复

数据备份与恢复管理功能主要字段信息包含：编码、备份日期、备份人、恢复日期等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行数据备份与恢复信息的管理。

数据备份与恢复管理设置新增、编辑、删除、条件搜索、查看详情等操作，可按照页面提示进行操作执行，界面结构设计简单，操作流程简洁明了，可提升用户操作体验。

3.2.16、通讯录管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、姓名、手机、邮箱、地址等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.17、退货管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、退货单号、退货日期、客户代码、客户名称、退货数量、退货原因、收货人等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.18、消息通知

消息通知管理功能主要字段信息包含：编码、发送人、接收人、主题、内容等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行消息通知信息的管理。

为实现对消息通知管理，系统精心配备了丰富的功能组件，包括新增、编辑、删除、导出、条件搜以及详情查看等实用操作。用户在操作过程中，只需遵循页面上清晰易懂的引导提示，即可顺畅地完成各项任务。我们注重用户体验，以简约而不失专业的界面设计，辅以直观且高效的流程布局，旨在助力用户在轻松管理数据同时，全面提升操作满意度与工作效率。

3.2.19、运输管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、运输计划号、运输日期、运输方式、发货人、收货人、地址等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

3.2.20、支付管理

管理管理功能主要字段信息包含：管理编码、支付单号、支付日期、供应商代码、供应商名称、支付金额、付款人等。使用表格形式展示这些信息，方便用户查看和编辑，方便用户进行管理信息的管理。

管理管理设置新增、编辑、删除、条件搜索、查看详情等操作，可按照页面提示进行操作执行，界面结构设计简单，操作流程简洁明了，可提升用户操作体验。

四、注意事项

系统支持唯一登录，一个账号同时只能由一人使用。信息展示顺序如果特殊说明，按照排序索引值从大到小进行排序。数据删除之后，其关联的数据将不可用使用，或无法正常显示。内容状态一般为正常时，表示数据可正常使用操作，如果为异常或者未审核，则表示在关联数据调用时，不会显示。